Ein Raumbuchungssystem zeigt in Echtzeit, welche Besprechungsräume frei sind, lässt Mitarbeitende Meetingräume und Arbeitsplätze per Kalender, App oder QR-Code buchen und verhindert Doppelbuchungen. Wer Microsoft 365 oder Google Workspace nutzt, hat mit Raumpostfächern beziehungsweise Kalender-Ressourcen bereits ein kostenloses Raumbuchungssystem im Paket. Spezialisierte Lösungen wie Dibsido, deskbird, Flexopus oder Skedda lohnen sich, sobald Desk-Sharing, Check-in, Türschilder oder Auswertungen zur Raumauslastung gefragt sind.
Ein Raumbuchungssystem dient der internen Raumplanung: Kollegen reservieren Konferenzräume, Schreibtische, Parkplätze oder Geräte für die eigene Arbeit. Das unterscheidet es von einem Buchungssystem, über das Kunden Termine bei Ihnen buchen. Wer Letzteres sucht, findet die passenden Werkzeuge im Vergleich Online-Buchungssystem: kostenlose Buchungstools. Dieser Ratgeber zeigt, welche Raumbuchungssoftware es gibt, wann eine kostenlose Lösung reicht und welche Funktionen im Alltag wirklich zählen.
Was ist ein Raumbuchungssystem?
Ein Raumbuchungssystem ist eine Software für Raumverwaltung und Raumreservierung. Sie erfasst alle buchbaren Räumlichkeiten mit Raumgröße, Ausstattung und Ort, zeigt die Belegungen in einem gemeinsamen Kalender und nimmt Raumbuchungen entgegen. Das System prüft dabei automatisch, ob der Raum zur gewünschten Zeit frei ist, und lehnt überschneidende Anfragen ab. So hilft das System, Doppelbuchungen zu vermeiden, ohne dass jemand eine Liste pflegen muss.
Gebucht werden kann mehr als ein Meetingraum. Typische Ressourcen sind:
- Besprechungsräume und Konferenzräume für interne Besprechungen, Kundentermine und hybride Meetings mit Teams oder Zoom.
- Arbeitsplätze und Hot Desks in Büros mit Desk-Sharing, in denen nicht jeder einen festen Schreibtisch hat.
- Parkplätze, Fahrzeuge und Geräte wie Beamer oder Kamerasets.
- Schulungsräume und Säle, die auch von Gruppen oder externen Gästen genutzt werden.
Moderne Raumbuchungssysteme laufen im Browser, als App auf dem Smartphone und direkt im Kalender. Viele Anbieter ergänzen das um digitale Türschilder, QR-Codes am Raum und Auswertungen zur Raumnutzung.
Raumbuchungssysteme im Vergleich: kostenlose und bezahlte Lösungen
Die Übersicht nennt die Einstiegstarife laut den Websites der Anbieter. Preise ändern sich häufig, deshalb gilt: Stand 10/2026, ohne Gewähr, vor dem Abschluss beim Anbieter prüfen.
| Lösung | Kostenlos | Bezahlt ab | Geeignet für |
|---|---|---|---|
| Microsoft 365 (Raumpostfächer in Exchange Online) | Im vorhandenen Microsoft-365-Abo enthalten | Keine Zusatzkosten für die Grundfunktion | Unternehmen, die mit Outlook und Microsoft Teams arbeiten |
| Google Workspace (Kalender-Ressourcen) | Im vorhandenen Workspace-Abo enthalten | Keine Zusatzkosten für die Grundfunktion | Teams, die mit Google Calendar arbeiten |
| Dibsido | Ja, bis 10 Nutzer, 1 Besprechungsraum, 5 Parkplätze | Räume 5,50 Euro pro Raum und Monat (jährlich), All-in-One 2,50 Euro pro Nutzer und Monat | Kleine Büros mit Räumen, Desks und Parkplätzen |
| deskbird | Kostenloser Test | Business 2,75 Euro pro aktivem Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, ab 25 Nutzern | Hybride Teams mit Desk-Sharing und Raumbuchung |
| Flexopus | Kostenloser Test | Abrechnung pro Ressource statt pro Nutzer, Preis beim Anbieter | Unternehmen mit Outlook, Hosting in Deutschland |
| Skedda | 14 Tage Test | EMEA-Tarif Starter ab 99 US-Dollar pro Monat für 15 Spaces (jährlich) | Viele Räume und Flächen, auch Sport- und Gemeinschaftsräume |
| SuperSaaS | Ja, bis 50 zukünftige Termine, mit Werbung, ohne Kalendersynchronisierung | Ab 7 Euro pro Monat | Einfache Belegungspläne, auch für Vereine |
| MRBS (Meeting Room Booking System) | Ja, Open Source | Kosten für Server und Wartung | Organisationen mit eigenem Webserver |
Die Tabelle ist kein Test und keine Rangliste. Sie zeigt vor allem die unterschiedlichen Abrechnungsmodelle: pro Raum, pro Nutzer, pro Paket an Flächen oder nach Buchungsvolumen. Weitere Anbieter im deutschsprachigen Markt sind etwa desk.ly, Resource Central als Raumbuchungssystem für Outlook und Teams sowie OMOC für die Online-Raumverwaltung mit Abrechnung von Veranstaltungen.
Raumbuchungssystem kostenlos: drei Wege
Ein kostenloses Raumbuchungssystem gibt es in drei Formen. Jede hat ihren Preis an anderer Stelle.
1. Die Funktion, die Sie schon bezahlen
Microsoft 365 und Google Workspace bringen die Raumbuchung mit. In Outlook legen Administratoren ein Raumpostfach pro Besprechungsraum an, in Google Workspace eine Kalender-Ressource. Mitarbeitende fügen den Raum dann wie einen Teilnehmer zum Termin hinzu. Für ein Büro mit einer Handvoll Meetingräumen ist das oft schon die ganze Lösung. Ein Raumpostfach benötigt in Exchange Online in der Regel keine eigene Benutzerlizenz.
2. Freemium-Tarife
Dibsido erlaubt im kostenlosen Plan 10 Nutzende, einen Besprechungsraum und fünf Parkplätze ohne zeitliche Begrenzung. SuperSaaS bietet einen Gratistarif mit 50 zukünftigen Terminen, blendet dabei aber Werbung ein und synchronisiert keine Kalender. Für den Test im kleinen Team reicht das, für mehrere Räume meist nicht.
3. Open-Source-Software
MRBS ist ein freies, webbasiertes Raumbuchungssystem in PHP mit MySQL- oder PostgreSQL-Datenbank. Es bietet Tages-, Wochen- und Monatsansichten, Serienbuchungen, Konfliktprüfung und die Anmeldung über bestehende Benutzerverzeichnisse. Die Lizenz kostet nichts, Betrieb, Updates und Sicherung liegen aber bei Ihnen. Für wen sich das lohnt, beschreibt der Beitrag Open Source verstehen.
Raumbuchung mit Outlook, Exchange und Microsoft Teams
In Microsoft 365 ist jeder Raum ein Raumpostfach in Exchange. Wer einen Termin im Outlook Kalender anlegt, wählt über die Raumsuche einen freien Raum aus und lädt ihn ein. Das Raumpostfach nimmt die Anfrage automatisch an oder lehnt sie ab, wenn der Raum bereits belegt ist oder die Anfrage gegen die Buchungsregeln verstößt. Laut Microsoft-Dokumentation lassen sich unter anderem einstellen:
- Buchungsfenster: wie weit im Voraus gebucht werden darf, standardmäßig 180 Tage.
- Maximale Dauer: wie lange eine einzelne Buchung sein darf, standardmäßig 24 Stunden.
- Serientermine und Arbeitszeiten: ob wiederkehrende Meetings erlaubt sind und ob nur innerhalb der Arbeitszeiten gebucht werden darf.
- Genehmigung: ob Anfragen automatisch angenommen werden oder ob eine Stellvertretung jede Buchung bestätigt.
Mit Raumlisten lassen sich Räume nach Gebäuden oder Standorten gruppieren. Die Grenzen zeigen sich bei Desk-Sharing, Check-in und Auswertungen: Hier setzen Zusatzlösungen wie Flexopus, desk.ly oder Resource Central an, die sich mit Outlook und Teams synchronisieren und Raumänderungen in beide Richtungen abgleichen.
Google Calendar: Räume als Kalender-Ressourcen
In Google Workspace legt ein Administrator Räume und andere Ressourcen in der Admin-Konsole an. Sobald sie freigegeben sind, fügen Nutzer sie im Google Calendar wie Gäste zu ihren Terminen hinzu. Eine Genehmigung von Raumbuchungen lässt sich ebenfalls einrichten. Für Teams, die ohnehin in Google arbeiten, ist das die schnellste Lösung ohne zusätzliches System. Spezialisierte Anbieter wie Dibsido synchronisieren ihre Buchungen ebenfalls mit Google- und Microsoft-Kalendern.
Top-Funktionen eines Meetingraum-Buchungssystems
Kalender-Integration und Synchronisierung
Das wichtigste Kriterium ist die Integration in den Kalender, den Ihr Team bereits nutzt. Eine Buchung im Raumbuchungssystem muss sofort im Outlook Kalender oder im Google Calendar erscheinen und umgekehrt. Eine Synchronisierung, die nur in eine Richtung läuft oder verzögert ist, erzeugt genau die Doppelbuchungen, die das System verhindern soll.
Check-in und automatische Freigabe
Ein häufiges Ärgernis sind gebuchte, aber leere Räume. Ein Check-in am Display, per App oder per QR-Code löst das: Wird die Buchung zu Beginn des Meetings nicht bestätigt, gibt das System den Raum automatisch wieder frei. Dibsido bietet diese automatische Freigabe zum Beispiel ausdrücklich an. So steigt die Raumauslastung, ohne dass zusätzliche Fläche nötig ist.
QR-Code und Türschilder
Ein QR-Code am Raum erlaubt spontane Ad-hoc-Buchungen mit einem Klick auf dem Smartphone. Digitale Türschilder zeigen den Belegungsstatus direkt vor dem Raum an. Sie kosten zusätzliche Hardware und Installation, sind aber in Büros mit vielen Meetingräumen der schnellste Weg, um freie Räume zu finden.
Buchungsregeln und Buchungsrichtlinien
Gute Systeme lassen Buchungsregeln pro Raum oder Gruppe festlegen: maximale Dauer, Vorlauf, wer welche Räume buchen darf und welche Buchungen genehmigt werden müssen. Klare Buchungsrichtlinien sorgen für Transparenz und Fairness, gerade wenn Räume knapp sind.
Ausstattung, Raumgröße und Catering
Nutzer sollten Räume nach Raumgröße und Ausstattung filtern können, etwa nach Videokonferenztechnik, Whiteboard oder Barrierefreiheit. Größere Lösungen erlauben es, Catering, Bestuhlung oder IT-Unterstützung direkt mit der Raumbuchung zu bestellen.
Desk-Sharing, Parkplätze und Standorte
Im hybriden Arbeiten wird aus dem Meetingraum-Buchungssystem schnell ein Workplace-System: Hot Desks und Parkplätze werden mit derselben App gebucht, oft über einen Grundriss. Bei mehreren Standorten zählt, ob sich alle Gebäude zentral verwalten lassen.
App, Microsoft Teams und Slack
Je weniger Schritte eine Buchung braucht, desto eher nutzen Kollegen das System. Wichtig sind eine App für das Smartphone, eine Integration in Microsoft Teams und bei manchen Teams auch in Slack sowie eine Anmeldung per Single Sign-on.
Auswertungen zur Raumnutzung
Berichte zeigen, welche Räume wie oft genutzt werden, wie viele Buchungen ungenutzt verfallen und welche Raumgrößen fehlen. Diese Daten helfen bei der Planung von Flächen und Büros und machen die Investition in das System messbar.
Was kostet ein Raumbuchungssystem?
Die Kosten hängen vor allem vom Abrechnungsmodell ab:
- Pro Raum oder Ressource: Dibsido berechnet im Raummodul 5,50 Euro pro Raum und Monat, Flexopus rechnet nach eigener Angabe pro Ressource statt pro Benutzer. Günstig bei vielen Nutzern und wenigen Räumen.
- Pro Nutzer: deskbird berechnet im Business-Tarif 2,75 Euro pro aktivem Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung. Günstig, wenn wenige Personen viele Ressourcen nutzen.
- Pro Flächenpaket: Skedda staffelt nach der Zahl der Spaces, im EMEA-Starter-Tarif ab 99 US-Dollar pro Monat für 15 Spaces.
- Nach Buchungsvolumen: SuperSaaS staffelt nach der Zahl zukünftiger Termine, ab 7 Euro pro Monat.
Hinzu kommen mögliche Kosten für Türschilder, Displays, Einrichtung und Schulung. Rechnen Sie jedes Angebot mit Ihren eigenen Zahlen durch: Anzahl Räume, Anzahl Nutzer und Standorte, einmal heute und einmal nach dem nächsten Wachstumsschritt. Die übergeordnete Methode für solche Entscheidungen beschreibt der Beitrag Business-Software richtig auswählen.
Datenschutz, Sicherheit und Betriebsrat
Ein Raumbuchungssystem verarbeitet personenbezogene Daten: Wer war wann in welchem Raum, wer sitzt heute an welchem Platz? Prüfen Sie deshalb vor der Einführung den Vertrag zur Auftragsverarbeitung, den Speicherort der Daten und die Löschfristen. Flexopus nennt etwa ein Hosting in Deutschland bei Hetzner, deskbird gibt an, in Europa entwickelt und gehostet zu werden. Grundlagen zur Bewertung von Cloud-Diensten stehen im Beitrag Cloud-Speicher und DSGVO.
In Unternehmen mit Betriebsrat ist die Einführung in der Regel mitbestimmungspflichtig, wenn sich aus den Buchungsdaten Verhalten oder Anwesenheit einzelner Mitarbeitender ablesen lässt. Eine Betriebsvereinbarung, die Zweck, Auswertungen und Aufbewahrung regelt, schafft Klarheit. Technisch gehören Single Sign-on, abgestufte Rechte und Zwei-Faktor-Anmeldung für Administratoren dazu, siehe Zero Trust.
So führen Sie ein Raumbuchungssystem ein
- Bestand erfassen: alle Räume, Desks und Parkplätze mit Raumgröße, Ausstattung und Standort.
- Regeln festlegen: Wer darf was buchen, wie lange, wie weit im Voraus, mit oder ohne Genehmigung?
- Vorhandenes prüfen: Reichen Raumpostfächer in Outlook oder Ressourcen in Google Calendar, oder werden Check-in, Desk-Sharing und Auswertungen gebraucht?
- Zwei Lösungen testen: mit echten Räumen, dem echten Kalender und einigen Kollegen aus verschiedenen Abteilungen. Viele Anbieter bieten eine kostenlose Demo oder Testphase ohne Kreditkarte.
- Einführen und erklären: QR-Codes an die Räume, kurze Anleitung für alle, nach vier Wochen die Raumnutzung auswerten und Regeln nachschärfen.
Fazit
Für die meisten kleinen Büros ist das beste Raumbuchungssystem das, was schon da ist: Raumpostfächer in Outlook oder Kalender-Ressourcen in Google Workspace. Wer kostenlos mehr möchte, testet Freemium-Tarife wie Dibsido oder ein Open-Source-System wie MRBS. Sobald Desk-Sharing, Check-in, Türschilder, mehrere Standorte oder Auswertungen zur Raumauslastung dazukommen, lohnt eine spezialisierte Lösung. Entscheidend sind dann eine zuverlässige Synchronisierung mit dem Kalender, klare Buchungsregeln und ein Abrechnungsmodell, das zu Ihrer Zahl an Räumen und Nutzern passt.
Häufige Fragen
Welche kostenlose Raumverwaltungssoftware gibt es?
Kostenlos nutzbar sind die Raumpostfächer in Microsoft 365 und die Kalender-Ressourcen in Google Workspace, wenn das Abo ohnehin vorhanden ist. Dazu kommen Freemium-Tarife wie Dibsido (bis 10 Nutzer, ein Besprechungsraum) und SuperSaaS (bis 50 zukünftige Termine, mit Werbung) sowie Open-Source-Software wie MRBS für den eigenen Server (Stand 10/2026, ohne Gewähr).
Welche App kann ich zur Raumbuchung nutzen?
Am einfachsten ist die Kalender-App, die Sie bereits verwenden: Outlook mit Raumsuche oder Google Calendar mit Ressourcen. Spezialisierte Lösungen wie deskbird, Dibsido oder Flexopus bieten eigene Apps für Smartphone und Browser, mit denen sich auch Schreibtische und Parkplätze buchen lassen.
Wie vermeidet ein Raumbuchungssystem Doppelbuchungen?
Jede Buchung wird gegen den zentralen Kalender des Raums geprüft. Ist der Raum belegt, lehnt das System die Anfrage automatisch ab. Voraussetzung ist eine zuverlässige Synchronisierung in beide Richtungen mit Outlook, Exchange oder Google Calendar.
Was ist der Unterschied zu einem Online-Buchungssystem für Kunden?
Ein Raumbuchungssystem organisiert interne Ressourcen wie Meetingräume, Desks und Parkplätze für Mitarbeitende. Ein Online-Buchungssystem lässt externe Kunden Termine bei Ihnen buchen und verschickt Bestätigungen und Erinnerungen. Manche Tools wie SuperSaaS können beides.
Brauche ich Türschilder oder Displays?
Nicht zwingend. Für wenige Räume reichen Kalender und App. Displays oder QR-Codes am Raum lohnen sich bei vielen Meetingräumen und spontanen Buchungen, weil sie den Belegungsstatus vor Ort zeigen und einen Check-in ermöglichen.